fbpx

Jak wykorzystać planer aby lepiej zarządzać projektem

planer do zarządzania projektem

Jak wykorzystać planer aby lepiej zarządzać projektem

Poziom zaawansowania:
1/5

Na co dzień w projektach informatycznych pracujemy z systemami typu Jira, Asana, Trello czy Redmine.  Nic dziwnego, skoro w skład zespołu wchodzi grupa osób, nie bylibyśmy w stanie sprawnie działać w wersji papierowej. Jednak nikt nie powiedział, że swoich własnych zadań nie możemy ogarniać w naszym prywatnym planerze. Mimo, że mogłoby się wydawać rozwiązanie, które nie ma szans sie sprawdzić to u mnie planer do zarządzania projektem daje radę.

Od ogółu do szczegółu

Projekt to ogromne przedsięwzięcie składające się z bardzo dużej liczby zadań, którymi dzielimy się w zespole. Każdy jest za coś odpowiedzialny i ma swoją działkę do zrobienia. Powinniśmy rozbijać zadania na mniejsze aż będą realne do wykonania przez jedną osobę w określonym i najlepiej niedługim czasie. Do ogarnięcia tak dużego słonia idealnie sprawdza się system online, ponieważ każdy członek zespołu na bieżąco aktualizuje stan prac i ma dostęp do informacji o innych członkach zespołu. Jednak, kiedy schodzimy do coraz to mniejszych i mniejszych zadań, w końcu trafiają one do członków zespołu, któ®zy mogą z nimi zrobić co chcą. Wtedy pojawiają się nam również różne konteksty pracy. Mamy kontekst projektowy, który pozwala nam spojrzeć z lotu ptaka na całość. Potem kontekst etapu/części/strefy/komponentu różnie to można nazywać, w każdym razie chodzi o pewien element zakresu. Kontekst sprintu, jeśli pracujemy zwinnie oraz kontekst osoby, na którym się chciałam dzisiaj skupić. Oczywiście najmniejszym jest jeszcze kontekst pojedynczego zadania.

Planer nie sprawdzi się jako jedyne narzędzie do ogarnięcia całego projektu, ale będzie idealny do ogarnia Ciebie w projekcie.

Moje triki

Ja przede wszystkim rozkładam swoje działania na części pierwsze i te najmniejsze klocki wrzucam do planera. Nie oznacza to, że wrzucam numery zadań z Jiry czy Asany. Nie czuję potrzeby dublowania tych informacji. Zadania z Jiry są często rozbijane przeze mnie na jeszcze mniejsze i dopiero te rozplanowuje w planerze. Jeśli używam trackera czasu podczas pracy, łatwo dojdę do informacji, w który dzień robiłam które zadanie. Jednak, jeśli nie masz takiego trackara do dyspozycji a chciałbyś mieć taką informacje to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby na marginesie każdego dnia zapisać sobie numery zadań.  To planer ma służyć Tobie, nie odwrotnie.

Do projektów IT podchodzę w inny sposób niż do projektów blogowo marketingowych czy domowych. W projekcie IT planer służy mi do ogarnięcia zadań, których nie mam w jirze np. napisz maila do Pana x, zweryfikuj, jak działa funkcja y, bo PM np. potrzebuje potwierdzić u klienta. Oczywiście w idealnym świecie miałabym na każdą taką pierdołę zadanie w systemie. Jednak nie żyjemy w utopii, zadanie zwykle jest jedno na takie pierdoły typu prace projektowe albo wciska się je w inne zadania. Do tego masa różnych innych pierdół związanych z pracą zespołu, o których nie mogę zapomnieć. Takie zadania często wpadają ad hoc albo z niewielkim wyprzedzeniem, max kilkudniowym.

W przypadku projektów blogowo marketingowych działam odwrotnie. Zaczynam od celi, potem przekuwam je na projekty, a projekty rozkładam na mniejsze zadania w Asanie, które jeśli jest potrzeba, dziele jeszcze na podzadania. Gdy mam już praktycznie najmniejsze klocki, powinnam ustalić sobie daty realizacji i wszystko by śmigało jak złoto, jednak na tym etapie kończę z systemami i te małe zadanka wpisuje sobie już w planer. Pewnie to zasługa mojego wewnętrznego wykreślacza, który kocha papier i listy.

Dopóki pracuje nad blogiem i tego typu projektami sama to ten system mi całkowicie wystarczy. Jeśli w przyszłości pojawi się osoba, która będzie mi pomagać, to na pewno mój system ulegnie zmianie.

Warto czy nie warto?

Moim zdaniem warto. Szczególnie dla osób pracujących z domu, które mają do ogarnięcia więcej niż jeden projekt. Może to być czysty planer ale także zwykły kalendarz będzie się doskonale sprawdzał. To ma służyć Tobie. Jako kobieta potrzebuję w codziennej pracy choć małych elementów estetycznych jak kolory, tabelki czy inne ładne schematy. System informatyczny mimo moich szczerych chęci i szukania pluginów nie zaspokaja we mnie tej potrzeby.

Na pewno będzie to fajna metoda dla osób lubiących mieć poczucie kontroli. Jedno spojrzenie da im prawdopodobnie wszystkie potrzebne informacje, na czym stoją lub na jakim są etapie.

Z innej perspektywy, nie będzie to coś wartościowego dla osób, które planowanie pracy uważają za niepotrzebne działanie i spalony czas. Osoby, które działają ad hoc, co im wpadnie to robią i są w tym skuteczne, wyśmieją tę metodę. Najczęściej takie osoby nie czują potrzeby monitorowania postępów i podchodzą bardziej zerojedynkowo do działania. Coś zostało albo nie zostało zrobione.

Maniacy systemów i aplikacji również nie polubią tego rozwiązania, ponieważ wszystko co robią będzie ich bardziej cieszyć, jeśli zrobią to w komputerze lub telefonie, a nie na papierze. Aplikacje monitorują postęp czy czas na bieżąco, czego planer za nas nie zrobi. Z tym nie da się kłócić.

Nie ma lepszych czy gorszych sposobów, są te, które działają i te, które nie działają w danym kontekście. Wszystko zależy od osoby i projektu. Dlatego moim zdaniem jedną z ważniejszych rzeczy, nad którymi warto się zastanowić i zrobić to sprawdzenie co działa u Ciebie. Opisuje na tym blogu wiele różnych metod, pokazuje je z perspektywy papierowej i komputerowej po to, abyś znalazł swój sposób na sprawne i produktywne działanie. Tobie zostaje tylko testowanie.

Masz swoje sposoby na produktywność i zarządzanie projektami? Podziel się nimi w komentarzu.

Zgarnij darmowy ebook i cotygodniową dawkę wiedzy

.
Magdalena Limanówka-Kuciel
magdalena@panizkomputerem.pl

Jestem programistką, która lubi mieć ręce pełne roboty. Do życia potrzebuje komputera z internetem i kubka gorącej kawy. Więcej na stronie o mnie.